Laatste Nieuws over Dynamics NAV, ERP en IT | SDE

Op onze blog kan je allerlei artikelen en nieuwigheden terugvinden met betrekking tot IT en ERP. Mis niets van de laatste nieuwtjes uit de wereld van ERP!

NAVIGATION - SEARCH

Het perfecte out of office bericht voor het komende einde jaar

Met de feestdagen in zicht nemen ook steeds meer mensen een of meerdere dagen verlof. De activering van de optie ‘Automatische antwoorden’ in Outlook (soms beter gekend als ‘out of office’) geeft u de mogelijkheid automatisch een afwezigheidsbericht te sturen naar de personen die u een e-mail sturen. Zo kunnen al je projecten ook tijdens jouw afwezigheid correct door medewerkers/collega’s worden opgevolgd, en kunnen klanten/leveranciers met een persoonlijke boodschap op de hoogte worden gehouden van bepaalde regelingen tijdens jouw afwezigheid (bijvoorbeeld bij wie ze met hun vragen terecht kunnen).

Om deze optie in Outlook 2007 te activeren:

  • Klik op ‘Tools’ – ‘Out of Office Assistant…’

Om deze optie in Outlook 2010 te activeren:

  • Klik op ‘Bestand’ – ‘Info’- ‘Automatische antwoorden’

Voer vervolgens in uw afwezigheidsbericht de datum van uw vertrek en terugkeer in. Eventueel kunt u voor uw collega’s een ander bericht invoeren (‘binnen mijn organisatie’) dan voor de personen buiten uw kantoor (‘buiten mijn organisatie’).

Een ideaal bericht is duidelijk, beknopt en bevat de volgende elementen:

  • De data waarop u afwezig bent (vermijd zinnen zoals ‘ik ben gedurende 10 dagen afwezig’)

  • Wie men tijdens uw afwezigheid kan contacteren: voor dringende vragen kunt u de naam van uw verantwoordelijke of van een collega vermelden, alsook diens contactgegevens.
  • Meerdere talen: voor wie regelmatig met anderstaligen in contact komt is het aan te raden je bericht ook in meerdere talen op te stellen. Zo weten ook zij wanneer je terug op kantoor bent, en wie ze in jouw afwezigheid kunnen contacteren

Klik daarna op OK om te bevestigen.

Weetje: iemand die u een mailtje heeft gestuurd krijgt maar één maal een automatisch bericht dat u afwezig bent!

Vergeet niet de ‘Automatische antwoorden’-functie terug uit te schakelen van zodra je terug op kantoor bent.