Laatste Nieuws over Dynamics NAV, ERP en IT | SDE

Op onze blog kan je allerlei artikelen en nieuwigheden terugvinden met betrekking tot IT en ERP. Mis niets van de laatste nieuwtjes uit de wereld van ERP!

NAVIGATION - SEARCH

Document management: het belang, de voordelen en de mogelijkheden

Vroeger was het evident dat we communiceerden via papier. Vandaag is dit niet meer zo en wordt de papierberg stilaan gedigitaliseerd onder invloed van ICT-oplossingen. 

 

Streven naar het papierloze bedrijf?

Een bedrijf gaat vandaag de dag om met een hele resem aan documenten. Denk maar aan offertes, bestelbonnen, leveranciersfacturen, leveringsnota’s, contracten, technische fiches, enz.. De uitdaging bestaat erin om deze documentenstroom te beheren. Men spreekt ook vaak over document management, waarbij alles draait over de strategische aanpak van documenten op het vlak van creatie, beheer, verspreiding en opslag. Ieder bedrijf en elke persoon zal de term document management wel een eigen invulling en persoonlijke toets geven.

Het papierloze bedrijf zit er nog niet onmiddellijk aan te komen. Papieren documenten zijn voor vele personen nog een gewoonte. Het tastbare karakter en de macht der gewoonte zijn belangrijke redenen voor het behouden van het papier. Ook hebben overheidsinstanties en middenveldorganisatie nog een lange weg af te leggen omtrent het wettelijk kader van elektronische documenten en de duidelijke communicatie (sensibilisatie) erover. Een duidelijk initiatief op de Belgische website www.efactuur.belgium.be biedt verduidelijking op vlak van elektronische facturering: 

“Vanaf 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld. Dat betekent dat vanaf dan factuurgegevens zowel op papier als via elektronische weg kunnen worden verstuurd en ontvangen” Lees meer over de wetgeving

 

Waarom documentenbeheer digitaliseren?

  • Tijd besparen.

  • Kosten verlagen.

  • Serviceverbetering door onmiddellijke toegankelijkheid van de informatie.

  • Ruimte besparen.

  • Betere beveiliging van documenten.

  • Duurzaamheid en eco-vriendelijk.


Kiezen van de juiste document management software. Wat is voor uw bedrijf belangrijk?

Deze voordelen van digitaal documentenbeheer hangen natuurlijk af van verschillend factoren. De gestructureerde en stapsgewijze aanpak, de technologische oplossingen die u kiest, de documentenomvang in uw bedrijf en de graad van ICT-maturititeit in uw bedrijf. Ook mag het aspect mens zeker niet vergeten worden. Het digitaliseren van documenten moet ervoor zorgen dat werknemers hun job op een aangenamere en efficiënte manier kunnen uitvoeren. Betrokkenheid van werknemers maar ook van leidinggevenden zijn dus van cruciaal belang bij een document management project.


Er bestaat bijzonder veel sofware voor document management. Maar waar de ene oplossing zowat alles aankan met uw documenten, zijn andere bijzonder op één aspect van documentenbeheer gericht. Een aantal mogelijkheden:

 

Documenten inscannen en identificeren

Papieren documenten kunnen worden ingescand en daarna correct geïdentificeerd. Deze identificatie kan zich soms beperken tot het bepalen van het documenttype: betreft het een factuur, een bestelling of een ander vaak voorkomend type document. Het kan ook verder reiken, door het aanbrengen van metadata of tags. Dit zijn kernwoorden die aan een document worden toegevoegd om ze later sneller terug te vinden. Documenten kunnen ook worden gescand met OCR-technologie. OCR staat voor Optical Character Recognition, in het Nederlands optische tekenherkenning. Je kunt er papieren documenten mee scannen, die dan niet als afbeelding, maar als tekst worden gescand. De tekst kunt u bewerken of gebruiken in andere programma’s zoals ERP-software.

 

Voorbeeld: volledig automatische verwerking van binnenkomende facturen in Microsoft Dynamics NAV, inclusief boeking onder de correcte boeknummers.

 

Documenten bewaren en archiveren

Digitale documenten worden centraal opgeslagen en gearchiveerd. Veiligheidsinstellingen kunnen hierbij belangrijk zijn om de integriteit van het documenten niet in het gedrang te laten komen. Er kan ook een mogelijkheid zijn van versiebeheer om steeds met de actuele versie aan de slag te gaan. Hou bij digitale archivering ook rekening met de verplichte bewaartermijn voor documenten: meer informatie. Document management software kan ook geïntegreerd zijn met uw bedrijfssoftware (ERP).

 

Voorbeeld: uw document management software is geïntegreerd in uw Microsoft Dynamics NAV en laat toe om documenten te koppelen aan klanten, leveranciers, artikels, orders, enz. Kortom, een centrale opslag van uw documenten gekoppeld aan de juiste bedrijfsinformatie.

 

Documenten delen en verspreiden

Met de juiste software kunnen documenten beschikbaar, raadpleegbaar of bewerkbaar zijn voor werknemers van uw bedrijf of zelfs voor externe contacten, bijvoorbeeld leveranciers en klanten. Vanzelfsprekend moet dit op een doordachte manier worden aangepakt met een grondige aandacht voor beveiliging.

 

Voorbeeld: bepaalde documenttypes zijn alleen bewerkbaar door bepaalde personen in het bedrijf.

 

Documenten verwerken via routing/workflows

Routing van documenten geeft de mogelijk om documenten langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven. Op grond van de status weet de lezer of een document bijvoorbeeld nog in ontwikkeling is (concept), ter goedkeuring of definitief.

 

Voorbeeld: vanaf een bepaald bedrag moet een digitale factuur eerst worden goedgekeurd door een verantwoordelijke in het bedrijf.

 

Samengevat, goed ingevoerde document management software kan een bedrijf veel bieden. Als bedrijf is het belangrijk om na te denken welke functionaliteiten u het meeste voordelen kunnen bieden. Factoren als beveiliging en wettelijke factoren mogen natuurlijk niet uit het oog verloren worden.

Bij SDE hebben we de ervaring en de oplossingen om uw bedrijf te ondersteunen in de strategisch aanpak van uw document management. We kiezen voor strategische platformen die integreren met de Microsoft-technologie: Microsoft Dynamics NAV en Sharepoint: meer informatie. Onze geïntegreerde oplossingen kunnenn instaan voor alle aspecten van uw document management. Vanzelfsprekend is een stapsgewijze uitrol  mogelijk. Aarzel niet om contact met ons op te nemen om uw bedrijfsspecifieke documentenuitdaging met ons te bespreken.