Laatste Nieuws over Dynamics NAV, ERP en IT | SDE

Op onze blog kan je allerlei artikelen en nieuwigheden terugvinden met betrekking tot IT en ERP. Mis niets van de laatste nieuwtjes uit de wereld van ERP!

NAVIGATION - SEARCH

4 stappen om de juiste document management software te kiezen

Wat heeft u veel documenten in uw onderneming! Denk daarbij aan technische fiches, bestelbonnen, recepturen, leveranciersfacturen, offertes, leveringsnota’s en ga zo maar door. En wat nemen al die documenten veel van uw tijd in beslag! De uitdaging vandaag bestaat erin deze stroom aan documenten zo te beheren dat ze u zo weinig mogelijk kosten. 

Documentenbeheersoftware slaat documenten centraal op volgens een vaste structuur: facturen, bestellingen, … allemaal netjes geordend. Op die manier kunnen deze eenvoudig worden teruggevonden, soms worden er extra tags toegevoegd om het terugvinden nog te vergemakkelijken. Het factuurnummer of de klantnaam kunnen bijvoorbeeld goede tags zijn. Uiteraard kan de toegang tot bepaalde documenten netjes beheerd worden per gebruiker of gebruikersgroep.

 

Informatiemanagement speelt een belangrijke rol in het succes van uw organisatie. ERP-systemen beheren heel wat van deze informatie maar genereren op een bepaald moment output in de vorm van documenten. Deze documenten stromen vaak terug naar het bedrijf, denk maar aan ondertekende leverbons, en deze nieuwe info moet opnieuw in het ERP-pakket komen. Bij voorkeur zo efficiënt mogelijk. De juiste document management software helpt u uw papierstroom te reduceren en de informatie die u nodig heeft snel en efficiënt terug te vinden. 

Hoe kiest u de juiste documentenbeheersoftware? 

1. Wat wil u bereiken?

Wees u ervan bewust wat voor uw bedrijf van belang is. Er is bijzonder veel software beschikbaar voor document management maar waar de ene oplossing zowat alles aankan met uw documenten, zijn andere op één aspect van documentenbeheer gericht. Wil u uw papierhoop en opslagruimte verkleinen om geld (en bomen) te sparen, dan hecht u vooral belang aan goed bewaren en archiveren. Of wil u vooral meer efficiëntie door gebruikers te helpen bij het opzoeken en delen van documenten, en ze zelfs raadpleegbaar te maken voor externe contacten zoals leveranciers en klanten? Dan moet er grondige aandacht zijn voor beveiliging. U ziet, er zijn veel verschillende nadrukken te leggen. Maak voor uzelf eerst uit welk primair doel document management voor uw bedrijf moet hebben. 

2. Identificeer de bedrijfsprocessen die het meeste gebaat zijn met documentbeheer

Kijk goed welke bedrijfsprocessen in aanmerking komen voor document management. U kan zo bijvoorbeeld documenten verwerken via routing, wat u de mogelijkheid geeft documenten langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven, zoals concept/ter goedkeuring/definitief. Maar ook processen zoals contactbeheer en het uitbrengen en beheren van offertes zijn sterke kandidaten. Het kan ook zijn dat u een hoge mate van samenwerking tussen verschillende teams wil bewerkstelligen, enzovoort. Een goede partner helpt u bij het leggen van prioriteiten en zal vaak adviseren om documentmanagement stap voor stap uit te rollen.

3. Identificeer uw behoeften

Welke functionaliteiten moet het systeem minstens bevatten om de dagelijkse werkzaamheden succesvol te ondersteunen? De documentbeheer software kan op verschillende punten uw organisatie helpen. Voorbeelden van behoeften zijn het digitaal versturen van facturen en deze vervolgens automatisch archiveren, het efficiënt zoeken naar gegevens en bestanden, automatische documentenverwerking van ondertekende levernota’s of pakbons die terugkeren van transport, …

4. Implementatie door een lokale partner

Na een doordachte keuze is de implementatie binnen uw bedrijf een volgende stap. Het is zo dat u zich beter laat bijstaan door lokale spelers. Zij hebben niet alleen vaak een grondige kennis van en inzicht in verschillende types documenten die een Belgisch bedrijf nodig kan hebben, ze weten ook meestal beter dan buitenlandse (of niet sector-specifieke) leveranciers wat de wetgeving is rond de bewaring van documenten, het gebruik van de elektronische handtekening, de vereisten in de sector enzovoort. Meer informatie hieromtrent vindt u terug op de website www.efactuur.belgium.be.

Bij SDE hebben we de ervaring en oplossingen om uw bedrijf te ondersteunen in de strategische aanpak van uw document management. We kiezen voor strategische platformen die integreren met de Microsoft-technologie: Microsoft Dynamics NAV en SharePoint. Verder hebben we partnerships met de belangrijkste document management partijen zoals Ex Arte en Equisys Zetadocs.