Laatste Nieuws over Dynamics NAV, ERP en IT | SDE

Op onze blog kan je allerlei artikelen en nieuwigheden terugvinden met betrekking tot IT en ERP. Mis niets van de laatste nieuwtjes uit de wereld van ERP!

NAVIGATION - SEARCH

In 5 min. een team van collega’s voorzien van een groepskalender, mailbox, notitieblok, chat, … met Office365 Groups

Office GroupsOok jouw bedrijf bestaat uit teams of groepen. Soms uniform en lang termijn, bijvoorbeeld je salesteam, soms dynamisch, bijvoorbeeld een tijdelijk projectteam. De noden zijn echter dezelfde: gemakkelijk met teamleden communiceren, ergens bestanden kunnen neerpoten, een teamkalender of planner up to date houden, vooruitgang opvolgen…  Op 5 minuten hebben ze dat volledig zelf geregeld, en wel zo:

 

 

Een Office365-groep maken

Je kan heel snel een Office365 group maken vanuit Outlook 2016, let wel dat dit enkel werkt vanuit versie 2016. Klik op Nieuwe groep, kies je groepsnaam en of deze groep publiek zichtbaar mag zijn of privé. Als laatste kan jij als beheerder kiezen dat mailtjes van en naar de groep bij de groepsleden automatisch gepromoveerd worden naar hun Postvak In. Doe je dat niet dan zie je enkel nieuwe groepsberichten als je naar die specifieke groep navigeert.

Heb je geen Outlook 2016 dan kan je groepen aanmaken via Office365 online. Vanuit je Webmail of vanuit de ‘Personen’ app kan je via de Groepen-tab een nieuwe groep aanmaken. Wist je qtrouwens dat je de nieuwste Office applicaties zoals Outlook, Word, Excel, … gratis kan downloaden als je over een Office365 Business of business premium beschikt?

Office365 doet vervolgens het zware werk.

Groups mailEven wachten … en … hopla Office365 maakte:

  • Een team-site op Sharepoint
  • Een gemeenschappelijke mailbox & kalender (op basis van Exchange online)
  • Een plek om bestanden te delen (op basis van Sharepoint)
  • Een gedeelde notitieblok (op basis van OneNote)
  • … bovendien integreert Office365 je nieuwe Groep nu ook in andere office365 applicaties zoals Planner, Yammer, Teams, Skype for Business, OneDrive, PowerBI, Dynamics CRM, … enzovoort.

Office365 heeft nu één team-identiteit gemaakt (gemanaged in Azure Active Directory) met een set van permissies over de verschillende Office-diensten heen. Klinkt technisch… wij noemen het ‘Magic’ maar lig er vooral niet van wakker.

Aan de slag

Je team heeft nu alles om vlotter samen te werken.

Conversaties

  • Alle mails die aan de groep gestuurd zijn worden verzameld in de Inbox
  • Conversaties in die inbox worden gegroepeerd zodat je beter zicht krijgt op wat de leden er van vinden
  • Stuur jij een mail aan de groep dan wordt die verspreid naar de leden

Bestanden & files

  • Er wordt een document library voorzien waar je groep bestanden kan zetten
  • Handige OneDrive-features zoals nieuwe documenten maken en uploaden zijn standaard
  • Samen aan files werken? Standaard!
  • Bestanden delen, als attachment meesturen of een link opnemen naar het bestand in een mailtje.

Kalender

  • Je groepskalender laat toe om events te plannen voor de groep
  • Je kan de groepskalender over jouw kalender leggen en die van de teamleden om zo gemakkelijk te kunnen plannen.
  • Elk teamlid kan een groep-event in de kalender zetten door simpelweg de groep uit te nodigen voor het event.

Navigatie

  • Je vindt je groepen terug in Outlook 2016 in het linkernavigatiemenu of via de webapp.
  • Je kan gemakkelijk bepaalde groepen als favoriet markeren zodat ze bovenaan blijven
  • Via de Groep-header kan je makkelijk switchen tussen mails/gesprekken, bestanden, agenda en notities

Zelf-organiserende teams

Doordat iedereen snel een Office Group kan opzetten kunnen je teams zichzelf vlot organiseren waardoor je onderneming een efficiënt netwerk wordt. Doordat Groups zich ook meteen inwerkt in tal van Office-applicaties wordt samenwerken met collega’s vanuit die apps echt gemakkelijk.

Natuurlijk kan je deze groepen ook centraal beheren. Je IT-manager kan gerust zijn. Je kan ook nog heel wat andere zaken configureren zoals bijvoorbeeld externen toegang geven tot gtroepen etc.

Beschik je al over Office365 maak dan eens een groep aan voor een van de teams waar jij deel van uitmaakt, je zal versteld staan hoe snel de groep zal buzzen van de activiteit. Hulp nodig of meer weten? Contacteer ons gerust.